A belső kommunikáció módja jól mutatja a szervezet működésének fő mozgató erőit – azt, hogy félelmen, vagy bizalmon alapul a szervezet működése.
A hagyományos, hierarchikus szervezetekben a fontos információk legelőször a fontos emberekhez jutnak el, és sajnos ott meg is állnak, vagy csak lassan, részekben csorognak tovább a hierarchia alsóbb szintjeihez, a kevésbé fontos emberekhez. A kritikusnak ítélt információt csak a legfelsőbb vezetők, illetve a szűk bizalmi köreik látják. A hivatalosan megosztott adatok, döntések, információk pedig szűrve, csomagolva, kozmetikázva, megmagyarázva érkeznek meg a szervezet többi részéhez.
Miért?
Egy nagyon egyszerű lean eszköz a „le a feltételezésekkel” (assumption busting), ami arról szól, hogy megnézzük, milyen hiedelmek vannak egy adott működési mód hátterében. Vajon mi a feltételezés a mögött, hogy a dolgozókkal nem lehet megosztani a cég számára fontos, a helyes döntések meghozatalához elengedhetetlen információkat?
- Nem lehet megbízni az emberekben?
- Ha túl sok információhoz jutnak, abból maguk számára kovácsolnak előnyt? Visszaélnek vele?
- Nem lehet tőlük elvárni, hogy felnőttként viselkedjenek és megbírkózzanak az esetleg aggodalomra okot adó hírekkel?
- Nem lehet kiszámítani, kezelni az információ megosztásának hatását, a reakciókat?
És vajon mi az információk eltitkolásának olvasata a munkavállalók körében?
- Nem bíznak meg bennem, akkor én hogyan bízzak meg a főnökeimben?
- Nem becsülnek meg annyira, hogy hozzáférhessek a munkámhoz szükséges információkhoz.
- A főnökeim megint titkolnak valamit, amiből eddig soha, semmi jó nem született…
Bizalmi kör
Sok módon árt a titkolózás és rendszerint hiábavaló is. Ahogyan a KVszünetről szóló írásunkban is fejtegettük, az informális csatornákon keresztül rendszerint minden kiszivárog, előbb, mint bármilyen hivatalos kommunikáció napvilágot látna.
A legbizalmatlanabb szervezetekben működnek leginkább a „bizalmi körök”. A „gyere, neked elárulom a titkot, mert az emberem vagy” hozzáállás. Persze mindenkinek vannak további emberei, akikkel (és csak velük) mindenki megosztja a legbizalmasabb információt is. Ezért jártam én is kávézni és bevallom, néha még „fontos embernek” is gondoltam magam, amiért olyat tudok, amit más nem…
Tapasztalatból tudom, hogy a hiányzó információkat pillanatok alatt betölti a szervezet. A részekből egészet alkot és a hiányzó adatokat kitölti – sokszor hajmeresztő feltételezésekkel. És itt az újabb csapda. Szeretünk mindig a legrosszabbra gondolni…
Felhatalmazás
Nem új “bazvörd“, egy időben elég divatos volt, de mára ez is elerodálódott. Pedig sok neves szakember szerint ez a kulcs a szervezetek hatékony működéséhez, túléléséhez. Hogy csak egyet említsek, Ken Blanchard is hosszan ír erről a Vezetés magasabb szinten – Eredményesség emberközpontú módszerekkel című könyvében.
Az információ visszatartása gyakorlatilag ellehetetleníti a kollégák felhatalmazott, felelős módon való működését. Magának az adatnak a hiányán túl az okozott, kölcsönös bizalmatlanság a gát. Amíg a vezetők nem tekintik kollégáikat annyira felnőttnek, hogy megosszák velük az összes információt, addig nem várható el a felelősségvállalás és így nincs igazi felhatalmazás.
A jövő szervezetei
A Frederic Laloux által leírt teal szervezetekben nem létezik titok, mivel „nem létezik jelentéktelen ember”. Minden információ hozzáférhető mindenki számára – a pénzügyi adatoktól a fizetéseken át a teljesítményre vonatkozó mutatókig minden elérhető minden dolgozó számára.
Mivel itt nem „bizalmi körök” működnek, hanem tényleges a bizalom, a csapatok nem félnek a retorziótól, nincs versengés (ha van, az pozitív értelemben vett). A csapatok egymást támogatva, egymással minden tudást megosztva működnek. Ha egyszer valahol kialakult egy jó gyakorlat, az azonnal hozzáférhető és alkalmazható a többiek számára is.
És nem csak hozzáférnek az adatokhoz, hanem a döntések is itt születnek, mivel nem a „legkisebb közös többszörös” vezetői szinten gyűlik össze minden adat összesítve, hanem itt, ahol az élet zajlik, ahol a termelés folyik. Itt vannak legközelebb ahhoz, hogy a legjobb döntéseket hozzák.
A belső információ szabad áramlása a híd a felhatalmazástól az önmenedzselő csapatokig.
Rengeteg bátorság és bizalom kell hozzá, de a félelem nélküli működés igérete is benne rejlik.
Tudatosság gyakorlat
- A te szervezetedben hogyan áramlik az információ?
- Bizalmon, vagy félelmen alapul a működés?
- Mit veszíthet a szervezet az információk megosztásával?
- Mit veszít a titkolózással?
Szeretnéd tudni, mit mond erről a folyosó hangja? Megkérdezzük: Kapcsolat
Székely Ágnes
Irodalom:
Ken Blanchard – Vezetés magasabb szinten – Eredményesség emberközpontú módszerekkel (HVG)
Frederic Laloux – A jövő szervezetei (Aquilone)
kép: unsplash.com